Rutine for Granskingsutvalgets arbeid med uttalelser

Bakgrunn

Det er behov for et systematisert arbeid med klagesaker som skal resultere i uttalelser, jf. forskningsetikkloven § 8, jf. § 7. Formålet med denne rutinen er å gjøre arbeidet med uttalelser i klagesaker mer forutsigbart for både utvalg og sekretariat, i tillegg til at arbeidet blir mer gjennomtenkt, systematisert og ressurseffektivt. Rutinen vil også kunne bidra til å ivareta hensynet til rettsikkerhet.

Granskingsutvalget (GRU) er klageinstans for uttalelser hvor det konkluderes med at en forsker har opptrådt vitenskapelig uredelig. Det er bare den som har fått en slik uttalelse mot seg som kan klage. Forvaltningsloven kapittel IV og V gjelder for disse sakene. Klagefristen er tre uker fra det tidspunkt underretning om uttalelsen er kommet frem til vedkommende, jf. forvaltningsloven § 29.

Klagesaker behandles vanligvis over to møter i GRU, men en lengre saksbehandlingstid kan ikke utelukkes. Behandlingen av klagesaker i GRU baseres i hovedsak på skriftlig dokumentasjon.

Rutine

1. Mottak av sak

• Dersom de innsendte dokumentene ikke er i tråd med det som er beskrevet på utvalgets nettside om hvordan dokumenter skal sendes til GRU (https://www.forskningsetikk.no/om-oss/komiteer-og-utvalg/granskingsutvalget/kontakt-granskingsutvalget/), ber sekretariatet forskningsinstitusjonen om å oversende dokumentene på riktig måte, og henviser til utvalgets nettside.
• Sekretariatet sjekker at utvalget har mottatt alle nødvendige dokumenter fra forskningsinstitusjonen, for å kunne behandle saken. Dersom dokumentasjonen er mangelfull, må forskningsinstitusjonen som har sendt inn saken kontaktes og bes om å oversende det som mangler.
• Sekretariatet sender bekreftelse til forskningsinstitusjonen og til klager på at klagen er mottatt, angir (med forbehold) når det er sannsynlig at saken vil bli tatt opp til førstegangsbehandling i utvalget, og orienterer om at klagesaker vanligvis behandles over flere møter.
• GRU-ledelsen og sekretariatet tar i samråd stilling til om det er andre enn klager som har en slik tilknytning til saken at de må regnes som part, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav e. Nærmere kriterier for en slik vurdering er utarbeidet av utvalgsleder og er lagt som vedlegg til dokumentet her.
• Hvis andre enn klageren er part i saken, og vedkommende ikke har fått uttale seg, forelegges denne klagen med en frist til uttalelse på tre uker.
• Hvis det kommer frem nye opplysninger om en part, eller opplysninger av vesentlig betydning som parten forutsettes å ha grunnlag og interesse for å uttale seg om, skal opplysningene forelegges parten til uttalelse med en frist som anses rimelig, jf. forvaltningsloven § 17 annet og tredje ledd.
• Kontradiksjonen avsluttes normalt etter en replikk og en duplikk i etterkant av de to foregående punktene.
•  Når klageren og eventuelt andre parter har uttalt seg, foretar GRU-ledelsen og sekretariatet en vurdering av om det er behov for ytterligere opplysning av saken før den fremlegges på utvalgsmøte.
• Sekretariatet setter opp klagesaken på møteagendaen først når ovennevnte er avklart og mottatt.

2. Første behandling på møte i Granskingsutvalget

• Utvalget kvalitetssikrer vurderingen av om alle nødvendige dokumenter for å kunne behandle saken er vedlagt.
• Utvalget kvalitetssikrer vurderingen av om det ev. er andre parter enn klager.
• Utvalget kvalitetssikrer også vurderingen av om klager og ev. andre parter har fått tilstrekkelig anledning til å uttale seg.
• Utvalget kan også vurdere behovet for å innhente eksterne uttalelser, herunder sakkyndig bistand. Når eventuell innhenting av eksterne uttalelser vurderes, må ressurshensyn hensyntas (GRU er ikke et etterforskningsorgan og har heller ikke et ubegrenset budsjett), og utvalget må være varsom med forskjellsbehandling, slik at ikke noen saker behandles grundigere enn andre.  
• Behandlingen av en klagesak starter alltid med en runde rundt bordet der alle medlemmer og varaer blir bedt om å komme med sine første synspunkter knyttet til saken. Hvem som først får ordet og rekkefølgen på runden videre, vil være tilfeldig og variere fra gang til gang.  
• I den videre diskusjonen av saken på møtet er det viktig at utvalget går gjennom alle relevante vurderingspunkter i lovens § 8 på en måte som er tilstrekkelig og konkret nok til at sekretariatet etter møtet kan utarbeide et første utkast til fullstendig uttalelse. Diskusjonen i utvalget bør derfor inneholde følgende elementer:
  • Avklaring av sakens fakta, herunder om kravet til klar sannsynlighetsovervekt for de faktiske forhold som legges til grunn, er oppfylt. 
  • Avklaring av hvilket fagområde saken befinner seg innenfor og hvilke forskningsetiske normer som kan være brutt.
  • Gjennomgang av klagers anførsler og hvilke som er relevante.
  • Vurdere saken opp mot alle relevante vilkår i forskningsetikklovens § 8:
    • §  Om forskeren har opptrådt vitenskapelig uredelig eller ikke
      • Vilkåret «forfalskning, fabrikkering, plagiering og andre alvorlige brudd på anerkjente forskningsetiske normer»
      • Vilkåret «begått forsettlig eller grovt uaktsomt i planlegging, gjennomføring eller rapportering av forskning»
    • Om det foreligger systemfeil ved institusjonen
    • Om det vitenskapelige arbeidet bør korrigeres eller trekkes tilbake
  • I tillegg kan det være grunn til også å vurdere om det i uttalelsen kan være aktuelt å komme med anbefalinger til forskningsinstitusjonen.
  • Til slutt bør utvalget komme med en foreløpig konklusjon. 
• Institusjoner og redelighetsutvalg som det er aktuelt å rette kritikk mot har ikke partsstatus, men hvis det er aktuelt å rette kritikk bør institusjonen eller utvalget varsles om dette og gis adgang til å kommentere og eventuelt supplere det faktiske grunnlaget som kritikken vil bygge på.
• Ved behov utnevnes i møtet en saksordfører som skal bistå sekretariatet i etterkant av møtet, med å utarbeide et første utkast til fullstendig uttalelse. Det avtales i så fall i møtet konkret hva saksordføreren skal bidra med.

3. Mellom første og andre behandling på møte i Granskingsutvalget

• Sekretariatet utarbeider et foreløpig utkast til uttalelse, ev. i samråd med en saksordfører.
• Senest tre uker før utvalgsmøtet sender sekretariatet utkastet til leder, nestleder og ev. saksordfører.
• Leder, nestleder og ev. saksordfører supplerer og justerer utkastet ved behov, og sender sin tilbakemelding til sekretariatet senest to uker før utvalgsmøtet.
• Sekretariatet legger utkastet til agendaen senest en uke før utvalgsmøtet.

4. Andre behandling på møte i Granskingsutvalget

• Målet med andre gangs behandling er å konkludere endelig i saken.
• Diskusjonen tar utgangspunkt i sakens dokumenter og foreliggende utkast til uttalelse, og det tilstrebes å diskutere og gjennomføre og ferdigstille alle de vurderinger som er nødvendige etter forskningsetikkloven § 8, inkludert beviskravet i forskriften § 7 tredje ledd om at det kreves klar sannsynlighetsovervekt for de faktiske forhold som ligger til grunn for å karakterisere en opptreden som vitenskapelig uredelig. Det er viktig at utvalget går gjennom alle momenter som skal inngå i begrunnelsen. Dette slik at sekretariatet i etterkant kan ferdigstille utkastet for endelig godkjenning av utvalgsledelsen og ev. saksordfører og deretter av øvrige medlemmer/varaer som skal underskrive.
• Granskingsutvalget har åtte ordinære medlemmer. Hvis alle åtte deltar på møtet der det konkluderes i saken, er det disse som deltar i eventuelle avstemninger, og disse som underskriver uttalelsen. Varaer trer inn i ovennevnte rolle når det er færre enn åtte ordinære medlemmer til stede. Vara 1 trer inn først, deretter vara 2 og til slutt vara 3.

5. Etter andre behandling på møte i Granskingsutvalget

• Sekretariatet justerer utkastet i samsvar med diskusjonen på andre møte i utvalget.
• Senest tre uker etter utvalgsmøtet sender sekretariatet justert utkast til leder, nestleder og ev. saksordfører, som så kommer med eventuelle forslag til justeringer i utkastet innen en uke.
• Sekretariatet innarbeider utvalgsledelsens og ev. saksordførers endringsforslag, og sørger for nødvendige avklaringer.
• Senest fem uker etter utvalgsmøtet sender sekretariatet utkastet til alle utvalgsmedlemmene inkl. varaer som deltok i møtet der det ble konkludert i saken, og ber om merknader innen frist satt i samråd med utvalgsledelsen.
• Sekretariatet utkvitterer merknadene, avklarer eventuelle gjenstående spørsmål med utvalgsledelsen, ferdigstiller uttalelsen, og sender den til leder for endelig godkjenning.
• Senest syv uker etter utvalgsmøtet godkjenner leder uttalelsen ved e-post til sekretariatet der det fremgår tydelig at uttalelsen nå er endelig vedtatt av utvalget. Dato for avgitt uttalelse er den dato utvalgsleder gir sin endelige godkjenning.

6. Når Granskingsutvalgets uttalelse er ferdig utarbeidet og besluttet 

• Dersom det, av hensyn til en part, er nødvendig å oversette uttalelsen, sørger sekretariatet for at dette blir gjort (ev. gjennom et oversetterbyrå) før uttalelsen gjøres kjent. Norsk versjon av uttalelsen er offisiell versjon.
• Uttalelsen gjøres deretter kjent for part(er) i saken, og for forskningsinstitusjonen som oversendte klagen.
• Sekretariatet orienterer utvalget om at uttalelsen er sendt ut til part(er)og forskningsinstitusjon, at den vil bli publisert på nettsidene etter hvert, og vedlegger endelig versjon.
• Sekretariatet forbereder deretter publisering av uttalelsen på FEK sine nettsider. Forberedelsen består i å anonymisere, ved å fjerne navn på part(er), andre involverte og forskningsinstitusjon(er).
• Tidligst en uke etter at uttalelsen er gjort kjent for part(er) og forskningsinstitusjon, publiseres uttalelsen på FEK sine nettsider. Straks uttalelsen er publisert informeres hele utvalget om publiseringen.

Fristene i dette dokumentet gjelder virkedager og hverdag utenom ferietid.

Vedlegg: Kriterier for vurdering av om andre enn klager er part i klagesaker etter forskningsetikkloven § 8, jf. § 7