Praktiske tips til varslere

Tips 1: Hold deg til fakta og unngå antakelser

Selv om det kan være vanskelig – spesielt når man er personlig involvert – bør man alltid ta utgangspunkt i det som kan bevises:

Hvem gjorde (eller unnlot å gjøre) hva, og hvordan kan det dokumenteres? 

Jo mer konkret og detaljert man kan beskrive hendelser og observasjoner, desto enklere blir det å vurdere i etterkant. Dokumentasjon er viktig for å kunne bevise hva som faktisk har skjedd, for å skille mellom fakta og antakelser.

Hva bør dokumenteres?

• Oversikt over ulike faser i forskningsarbeidet
• Avtaler og protokoller (f.eks. om forfatterskap, forskningsmål, arbeidsfordeling)
• E-postkorrespondanse
• Ulike versjoner av manuskripter med tydelige endringer gjort av enkeltpersoner (hvis saken gjelder en publikasjon) 

Før man fremmer en anklage om uredelighet bør man alltid vurdere om det kan ha blitt gjort en ærlig feil. Still deg selv spørsmålet: kan det finnes forklaringer som frikjenner personen? Det er like viktig å se etter forhold som taler til fordel for den anklagede, som å finne det som støtter din mistanke.

God dokumentasjon styrker [etterforskningen] som ansvarlige personer eller kommisjoner [utvalg?] gjør, og kan styrke varslerens troverdighet.

Det er viktig å understreke at det aldri er greit å skaffe bevis på urettferdig eller ulovlig vis. Ta aldri opp samtaler uten samtykke fra alle involverte, men skriv heller notater underveis, og send gjerne et sammendrag på e-post med en privat e-postadresse i blindkopi. Dette kan lagres som en del av dokumentasjonen.

Uansett hvor alvorlige anklagene er må varsleren handle etisk og korrekt. Hvis man bruker tvilsomme metoder, risikerer man å svekke sin egen troverdighet. 
Hvis du er usikker kan du kontakte en rådgiver eller ombudsperson som jobber med forskningsetikk. Disse kan hjelpe deg med å sikre at du handler riktig.

Tips 2: Tenk nøye gjennom konsekvensene av å varsle

Ofte er det vanskelig å vite hva konsekvensene av å varsle om uredelighet kan være, både for deg selv og andre. Derfor anbefales det å få støtte og veiledning tidlig.

Varslere kan få støtte fra [forskningsetiske utvalg eller ombudspersoner], eller en erfaren, pålitelig og objektiv kollega. Gå gjennom fakta i saken og mulige konsekvenser før du varsler.

Tenk gjennom:

• Hvilke følger kan det få dersom det har [vært] uredelighet?
• Hvilke følger kan det få dersom anklagen ikke er berettiget – både for varsleren selv og for den som blir anklaget?
• Hvilke følger kan det få for forskningsgruppen og samarbeidspartnere?
• Hvilken følger kan det få for omdømmet til både enkeltpersoner og institusjoner? 

Det er viktig å huske på at ikke all dårlig praksis er juks, og at brudd på god forskningspraksis har ulike konsekvenser. 

For eksempel:

• Uenigheter om forfatterskap eller rekkefølgen på forfattere kan være alvorlig, og et brudd på reglene, men er ikke nødvendigvis uredelighet.
• Mange saker kan løses gjennom konfliktmegling. Det kan være lurt å sjekke om institusjonen tilbyr dette før et formelt varsel sendes.

Dette betyr ikke at man skal tie – det er viktig å rette opp i fusk og feilaktige publikasjoner.

Tips 3: Snakk med noen du stoler på

Det å ha kjennskap til andres [uredelighet] kan være stressende, og fører ofte til indre konflikter:

• Er jeg forpliktet til å avsløre det?
• Hva skjer hvis jeg ikke varsler?
• Hva om anklagen viser seg å være grunnløs, og jeg har [gjort noen urett]?
• Hvordan kan jeg unngå personlig fiendskap og negative konsekvenser for min egen karriere og privatliv?
• Er det andre mennesker involvert som også må beskyttes? 

For å håndtere disse tankene kan det være fint å snakke med en du stoler på.

Mange institusjoner har ombudspersoner eller rådgivere som kan hjelpe med å håndtere denne typen saker. Å ta kontakt med en tredjepart som har taushetsplikt kan være en god idé.

Før du tar kontakt med en tredjepart bør du:

• Undersøke hvilke retningslinjer og regler for rapportering om uredelighet som finnes ved din institusjon.
• Undersøke hvilken rolle personen har. Hvis det ikke finnes ombudspersoner eller rådgivere bør en tredjepart være erfaren og ha integritet.
• Om det er en mulighet å fremlegge mistanken anonymt.
• Undersøke om personen du kontakter har innflytelse i institusjonen.
• Undersøke lokale eller interne regler for ombudsprosedyren, eller stille spørsmål om dette i starten av møtet. Det er viktig å vite om, og i hvilken grad, varsleren kan ha innflytelse på hva som skjer etter at varselet er sendt.
• Undersøke om rådgiveren eller ombudspersonen er forpliktet å følge opp et varsel, selv om varsleren ikke ønsker det.
• Forberede deg godt ved å oppsummere anklagene dine klart og tydelig.
• Skrive ned personlige forbindelser og eventuelle bekymringer om konsekvenser. 

Som varsler bør alltid ta anbefalingene fra en tredjepart, som ombudspersoner, på alvor. Hvis du er usikker på rådene du får, kan du også snakke med flere rådgivere for å belyse situasjonen godt. I møte med en tredjepart bør du få informasjon om hvordan varslere beskyttes. Personen bør også hjelpe deg med å avklare hva som er formålet med å varsle, og veie dette opp mot potensielle konsekvenser, både for varsleren og [den det varsles om].

Tips 4: Still spørsmål ved dine personlige interesser og bekymringer

Hvis du er direkte berørt av andres uredelighet kan det være utfordrende å gjøre en objektiv og faktabasert vurdering av hva som har skjedd. En varsler bør unngå å gjøre sine personlige interesser til hovedfokus i saken, spesielt med tanke på mulige [sanksjoner og straffetiltak].

Det er forståelig at man som varsler kan ønske å påføre den eller de man varsler om skade, men det er viktig å holde fokuset på fakta i saken. Diskuter dine mål og interesser med en ombudsperson eller en annen du stoler på. Å snakke med noen som har et objektivt syn på situasjonen kan ofte føre til en revurdering av overdrevent eller uoppnåelige mål. På den måten kan situasjonen enklere håndteres med integritet og respekt, både for deg selv og andre.

Tips 5: Undersøk muligheter for anonym varslig

Du bør undersøke om anonyme tips aksepteres og behandles ved den aktuelle institusjonen, ettersom reglene for dette kan variere. En varsler som ikke er direkte berørt av uredeligheten de ønsker å avdekke kan beskytte seg selv ved å forbli anonym. Hvis du ikke finner informasjon om anonym rapportering kan du spørre en ombudsperson eller andre som jobber med forskningsetikk ved institusjonen.

Tenk gjennom eller undersøk dette ved anonym varsling:

• I noen tilfeller er institusjonen forpliktet til å informere varsleren om behandlingen av saken og utfallet, og anonym rapportering er derfor ikke mulig.
• Det er spesielt viktig å beskrive fakta og formulere mistanken på en forsiktig måte hvis du ønsker å være anonym. Subjektive uttalelser og udokumenterte påstander kan svekke troverdigheten til den som varsler.
• Dokumentasjonen i saken bør oppbevares på et nøytralt i GDPR-vennlig sted, for eksempel hos ombudspersonen. Dette kan beskytte varsleren. 

Tips 6: Fortell om varselet til så få som mulig

Varslere må vurdere nøye hvem de deler informasjonen sin med, og når.

Unngå å dele mistanken din med en stor gruppe mennesker på et tidlig tidspunkt. Dette kan medføre risiko for ukontrollert utlevering eller feiltolkning, fordommer og antakelser.

Det er mer konstruktivt å diskutere med én eller et par andre personer for å kartlegge alternativene for handling. I noen tilfeller kan personer som er indirekte eller direkte berørt av saken måtte informeres for å beskytte dem mot skade.

Noen ganger kan det likevel være nyttig eller nødvendig å involvere flere personer når du jobber med å avdekke uredelighet, for eksempel hvis flere personer er direkte berørt eller blir hindret i karrieren på grunn av sakens konsekvenser. En fordel ved å være flere som varsler sammen er at dere kan diskutere med hverandre uten å bryte fortrolighetsreglene.

Tips 7: Vær tålmodlig (selv om det kan være vanskelig)

Prosesser for å etterforske uredelighet tar ofte lang tid, av mange ulike årsaker. Det å trekke inn fagpersoner, løse eventuelle interessekonflikter og sette av møtedatoer for medlemmene i [redelighetsutvalget] kan trekke ut i tid. Det er viktig at alle de involverte i saken har tid til å gå gjennom dokumentasjonen og bevisene grundig, og noen ganger må det hentes inn ekspertvurderinger eller juridiske vurderinger.

Det administrative arbeidet i en uredelighetssak bør ikke undervurderes.

Som varsler kan dette være vanskelig å forstå, og det kan være tungt å bære. Det er viktig at saksbehandlingstiden ikke fører til spekulasjoner om forsøk på å "feie ting under tepper", med mindre det finnes konkrete indikasjoner på det.

I stedet er det lurt å holde kontakten med de involverte og spørre om regelmessige oppdateringer.

Hvis det under [etterforskningen] holdes samtaler med andre berørte personer eller medlemmer av redelighetsutvalget, bør disse noteres. Dette kan også bidra til å roe varsleren, og gi en følelse av trygghet og tillit i den vanskelige prosessen, samt mulighet for refleksjon over hendelsene omkring anklagen.

[En avslutning med lenke til Temasiden for uredelighet, GRU, uttalelser, etc?]