Referat møte i NEM 1. mars 2018

Til stede: Grete Dyb; Thorleiv Valen; Eva Skovlund; Randi Riise; Berge Solberg; Randi J. Bertelsen; Grete Oline Hole; Dag Wiese Schartum; Trine B. Haugen og Siri Forsmo.

Forfall: Helge Alsaker Solheim; Tormod Selbekk; Jan-Ole Hesselberg og Kari Milch Agledahl

Fra sekretariatet: Jacob Hølen, Ole Medby og Nils Jørgen Langtvedt

Presentasjonsrunde

Møtet var det det første for ny komite og det ble derfor innledet med en presentasjonsrunde, etterfulgt av generell informasjon om arbeidsform i komiteen.

Arbeidsform:

1. Forberedelser til møtene: når sendes sakspapirer ut, frist for forberedelser til møter, struktur på portal for sakspapirer
2. Møtestruktur: hvordan møtene gjennomføres, forberedelser av dagsorden og gjennomføring av sakslisten
3. Evaluering av møter: struktur og innhold av evaluering
4. Referater: struktur på referat, godkjenning av referat (frister), oppfølging av vedtak i referat

Godkjenning av innkalling og habilitetsvurdering

Innkallingen ble godkjent. Habiliteten til Randi Riise ble vurdert i klagesak 2. Komiteen besluttet at Riise var habil. Habiliteten til Grete Dyb ble vurdert i klagesak 3. Komiteen besluttet at Dyb var inhabil.
Runde rundt bordet, hva har skjedd siden sist
Hølen orienterte komiteen om arbeidet han har gjort i Helse- og omsorgsdepartementet for harmonisering av etikkgodkjenninger i Norden. Solberg fortalte om et biobankmøte i Paris. På møtet ble bla USAs revisjon av the common rule (forskningsloven) diskutert. Solberg orienterte videre om at Hunt nå forhandler med decode på Island om DNA-sekvensering av biobankmaterialet.

Referat fra 7.12.17

Godkjent av avgått komite. Referatet tas til etterretning.

Behandlingssaker

BS1 Budsjettinnspill 2019
Komiteen påpeker viktigheten av at implementering av Personvernforordningen GDPR prioriteres. Det er alt nedsatt en arbeidsgruppe i FEK som jobber med å oppdatere nettsidene. Scarthum stiller seg til disposisjon for å bistå arbeidsgruppen.
BS2 Nasjonalt utvalg for vurdering av forskning på menneskelige levninger.

NEM skal foreslå nytt medlem til Nasjonalt utvalg for vurdering av forskning på menneskelige levninger. Komiteen utpeker Siri Forsmo som sin representant i utvalget.

Klagesaker
Vedtakene er kortet noe ned, for full versjon av alle klagesaksvedtak se:
https://www.etikkom.no/sok-i-nems-vedtak/

KS1 Complex Elbow Injuries

Sammendrag av prosjektbeskrivelse fra søknad
«Retrospektiv undersøkelse av komplekse albueskader behandlet ved OUS Ullevål i perioden 2003-2011. Voksne pasienter behandlet for kompleks albueskade vil inviteres til en etterundersøkelse. Det skal tas nye røntgenbilder. Under undersøkelsen vil det også utføres intervju. Resultatet av undersøkelsen planlegges publisert i fagfellevurdert ortopedisk tidsskrift.»

Behandlingen i REK

Prosjektet er en retrospektiv etterundersøkelse av komplekse albueskader behandlet ved OUS Ullevål i perioden 2003-2011. Det ble hentet opplysninger fra sykehusets pasient- og bruddregister og pasientjournaler. 56 pasienter ble identifisert som aktuelle for den retrospektive undersøkelsen. I søknaden er prosjektets start og slutt oppgitt til 14.08.2017. Som vedlegg til søknaden fulgte skrivet: «Internkontroll og forankring av forskningsansvar». Her fremkommer det at prosjektet ble søkt lokalt ved OUS i 2011, og at prosjektleder ble bedt om å søke REK. I epost til OUS, Seksjon for forskningsadministrasjon, fra sekretariatet i REK sør- øst 07.03.201, ble prosjektet vurdert som søknadspliktig til REK. I epost til REK datert 19.10.2017 ble det bekreftet at prosjektet ble gjennomført uten at søknad til REK ble sendt, det vil si, uten at forhåndsgodkjenning etter helseforskningsloven § 9 forelå. Den nåværende søknaden, er således en søknad om ettergodkjenning.

REK Sørøst B behandlet søknaden på møte 25.10.2017. Komiteen mener det er usannsynlig at prosjektleder kunne ha vært i tvil om at prosjektet skulle ha vært fremlagt for REK. Komiteen anfører videre at ingen ting tyder på at det har blitt ført internkontroll med prosjektet. Det ble videre fremholdt at den innsendte søknaden ikke gjør det tydelig at det er en søknad om ettergodkjenning, og at pasientene allerede var undersøkt. På bakgrunn av disse forholdene avslo komiteen å ettergodkjenne prosjektet.

Klagen

Klagen ble tatt til behandling av REK Sørøst B i komitemøtet i møtet 17.01.2018. Prosjektleder klaget på avslaget og fremholdt at de har handlet i god tro, ved at alle i prosjektledelsen trodde at den/de andre hadde fullført søknadsprosessen. Først ved bytte av prosjektleder, hadde misforståelsen blitt oppdaget, og REK-søknad om ettergodkjenning ble sendt.

Prosjektleder beklaget de mange feilene i forbindelse med godkjenning fra REK, og understreket at dette har vært en «smertelig læreprosess for prosjektgruppen». Samtidig fastholdt prosjektleder at prosjektarbeidet hadde vært forsvarlig, at prosjektet var og er fornuftig, og at han ikke ser forhold som kunne gjort godkjenning vanskelig, dersom søknad om forhåndsgodkjenning hadde vært sendt inn til rett tid.
REK Sørøst B fant likevel ingen grunn til å omgjøre sitt opprinnelige vedtak i saken. De fastholdt at de ikke kan se at prosjektet har handlet i god tro. Og de beklager igjen det uheldige i at det i søknaden om ettergodkjenning ikke fremkom at studien allerede var gjennomført. Klagen ble oversendt NEM for endelig behandling.

NEMs vurdering

Helseforskningsloven fastsetter at prosjekter skal forhåndsgodkjennes. NEM har likevel åpnet for å ettergodkjenne i visse, særlige tilfeller. Terskelen for ettergodkjenning er imidlertid høy, og vurderes i tråd med retningslinjer gitt i brev fra NEM til REK, Statens helsetilsyn og Datatilsynet, datert 3.4.2013.
Studien er allerede gjennomført. Pasientene ble invitert til en forskningsstudie, og det ble tatt nye røntgenbilder og de gjennomgikk en klinisk undersøkelse. Det ble ikke søkt om godkjenning av studien fra REK til tross for at egen institusjon (personvernombudet ved OUS) og sekretariatet i REK Sør-øst B i 2011 informerte om at prosjektet var søknadspliktig.

Det er høy terskel for ettergodkjenning av forskningsstudier. NEM har vurdert om det foreligger tungtveiende grunner for slik godkjenning av denne studien. Komiteens vurdering er at prosjektledelsen var tydelig informert om at prosjektet var søknadspliktig. Forsvarlig organisering av et prosjekt innebærer store krav til aktsomhet fra prosjektlederens og forskningsansvarlige institusjons side. NEM er enig i REKs vurdering av at deler av prosjektet ikke har vært forsvarlig organisert, jf. helseforskningloven § 5. Å påse at nødvendige tillatelser foreligger, og å gjennomføre interkontroll som påser at prosjektet gjennomføres i henhold til tillatelsene, er sentrale deler av kravet til forsvarlig organisering.

Vedtak

Klagen tas ikke til følge. NEMs vedtak er endelig og kan ikke påklages videre, jf. forskningsetikkloven § 10.

KS2 A Multi-Center Open-Label Phase I/II Study of BGB324 in Combination with Erlotinib in Patients with Stage IIIb or Stage IV Non-Small Cell Lung Cancer.

Prosjektbeskrivelse fra søker/REK vest
Formålet med studien er å undersøke effekt, sikkerhet og farmakokinetikk for kombinasjoner av BGB324 og erlotinib og å evaluere relevante biomarkører ved behandling av akutt ikke-småcellet lungekreft. Studien skal inkludere omkring 60 kvinner og menn over 18 år med ikke-småcellet lungekreft med EGFR mutasjon, alle pasienter inkluderes i USA. Det er søkt om godkjenninger lokalt ved det enkelte sykehus i USA. Prosjektet startet 01.12.2014 og 18 pasienter er allerede inkludert i studien. Biologiske prøver er innført/skal føres inn til Norge.

Saksbehandling i REK

Prosjektsøknad ble behandlet av REK vest på møtet 16.8.17. Selv om ingen norske pasienter skal inkluderes i studien, fremhevet REK at helseforskningsloven gjelder når forskningsansvarlig er i Norge (jf. § 3 første ledd). Helseforskningsloven § 9 stiller krav om godkjenning før igangsettelse av et forskningsprosjekt. REK uttalte at de normalt ikke skal godkjenne et prosjekt etter at det er satt i gang. Det kan imidlertid tenkes grunner for at det ikke er søkt om godkjenning før et prosjekt er satt i gang og REK kan i særskilte tilfeller vurdere et prosjekt selv om det er igangsatt når søknaden kommer.
Prosjektleder har imidlertid ikke gjort rede for noen særskilte grunner for at det ikke er søkt om etisk forhåndsgodkjenning av prosjektet, og REK vest kan derfor ikke vurdere prosjektsøknaden.

Vedtak

REK vest avslår prosjektsøknaden.

Klage

Prosjektleder ber 25.9.17 om utsettelse av frist for klageadgang og klagefrist blir utsatt til 9.10.17. Klagen mottas av REK vest 9.10.17. Den inneholder oversikt over alle internal review board (IRB) – godkjenninger fra USA. Prosjektleder argumenterer med at:
• BGB324 represents a significant new therapeutic opportunity
• Part of an international scientific collaboration with eminent cancer researchers including high profile thought leaders at M D Andersen
• The trials are well run and supervised by highly competent investigators and professionals across the EU and USA.
• The biological samples received and stored in Bergen are limited and only stored, not processed. Received and transferred to Norway with full consent of patients.
• The management disciplines for gaining regulatory and ethical approval required to perform the studies are well administered and documented, with the exception of the Norwegian regulation omitted and subject of this appeal, and now corrected.
• BerGenBio therefore respectfully requests and recommends that a favorable retrospective ethical approval is granted to continue the clinical trial ref. BGBC004
Prosjektgruppen beklager forglemmelsen, som ble oppdaget ved etablering av biobank hos BerGenBio. De fremholder at dette er et særskilt tilfelle ettersom studien kun gjennomføres i USA:
• IND og IRB godkjenninger foreligger
• Studieteamet befinner seg i UK og USA
• Ingen planer om pasienter utenfor USA
• EC godkjenning i Forskningsansvarliges hjemland ikke vanlig i internasjonale studier
• Manglende ettergodkjennelse kan stanse behandling av pasientene

REK vest tar saken til ny behandling på møtet 29.11.17. REK påpeker at et firma som BerGenBio burde kjenne til helseforskningsloven og at «Visste ikke at dette var søknadspliktig» som begrunnelse mister gyldighet etter som tiden går. REK vest avslår søknaden og videresender klagen til NEM for endelig behandling.

NEMs vurdering

Komiteen ble forelagt epost fra Endre Kjærland fra BerGenBio datert 19.1.2018 med pressemeldinger om studien. Det hevdes at BGB324 viser god effekt, at norsk lov er i utakt med resten av EU når det gjelder krav om etisk godkjenning i landet til forskningsansvarlig, «straffen» det innebærer å ikke få godkjenning står ikke i forhold til feilen, og det vil være uetisk å stoppe den pågående studien.
Studien er en legemiddelutprøvning med klare forskningsspørsmål og vitenskapelig metodikk. Hvis søknad om forhåndsgodkjenning hadde vært sendt, slik helseforskningsloven krever, ville den sannsynligvis blitt godkjent av både myndighet og REK i Norge. Studien er en fase I/II studie, som ikke kan forventes å gi konklusive effektdata, men som vil danne grunnlag for fase III. Eventuelle pasienter som fortsatt behandles i studien, kan ved avbrudd av studien, fortsette behandling med Tarceva (erlotinib), som er dokumentert standardbehandling.

NEM viser til REK vests vedtak og er enig i at forskningsansvarlig BerGenBio, som en profesjonell aktør, burde være godt kjent med norsk regelverk for gjennomføring av helseforskning. Det er ikke tvil om plikten til å forhåndsgodkjenne studien i samsvar med helseforskningsloven § 9. NEM påpeker at det foreligger et aktsomhetskrav når man påberoper seg å ha handlet i «god tro». Komiteen kan ikke se at forskningsansvarlig har foretatt noen undersøkelser som skulle tilsi at prosjektet ikke var søknadspliktig og har dermed ikke handlet tilstrekkelig aktsomt.

Det er et sentralt krav i helseforskningsloven at norske studier som gjennomføres i utlandet skal gjennomgå de samme krav og vurderinger som for studier som blir gjennomført i Norge, jf. § 3 første ledd.
NEM har vurdert hensynet til pasientgruppen. Dette er alvorlig syke pasienter som har ønsket å bidra til ny og potensielt viktig kunnskap. Det kan oppleves uforståelig og urettferdig for personer som har deltatt og bidratt til prosjektet, når studien ikke kan godkjennes.

Vedtak

Klagen tas ikke til følge. NEMs vedtak er endelig og kan ikke påklages videre, jf. forskningsetikkloven § 10.

KS 3 Latter, tårer og bleier

Sammendrag av prosjektbeskrivelse fra søknad
Kvaliteten på samspillet mellom små barn og deres foreldre er viktig for barnets fysiske og psykiske helse og utvikling. Foreldrenes tanker, idéer og følelser for barnet, også kalt foreldrenes indre representasjoner av barnet, virker inn på kvaliteten på foreldre-barn samspillet og deres relasjon til barnet. Ved bruk av et foreldreintervju om de indre representasjonene, kan man bidra til å identifisere foreldre-barn relasjoner som kan bidra til en negativ utvikling hos barnet. I dette prosjektet vil vi undersøke intervjuet «Working Model of the Child Interview (WMCI)», som ble brukt på to tidspunkt i den longitudinelle multi-site RCT studien «latter, tårer og bleier». Vi vil svare på 1) hvilke psykometriske egenskaper har WMCI i et norsk blandet moderat-høy risikoutvalg? 2) Kan WMCI predikere barnets sosio-emosjonelle utvikling og kvaliteten på foreldre-barn samspill etter 6 måneder? 3) Kan en samspillsintervensjon endre foreldrenes indre representasjon av barnet?

Behandlingen i REK

Søknad om endring av tidligere godkjent prosjekt ble behandlet av REK midt 27.10.2017.
Prosjektet er søkt inn som en prosjektendring av studien «Latter, tårer og bleier» (REKs referanse: 1.2007.2176). Dette var opprinnelig et Ph.d-prosjekt med prosjektslutt 31.12.2010. Alle dataene i prosjektet skulle vært slettet eller anonymisert innen 31.12.2015 (jf. brev personvernombudet for forskning datert 25.02.2008). Prosjektleder opplyste pr. telefon med saksbehandler i REK at datainnsamlingen pågikk ut 2013, analyse av data pågikk frem til sommeren 2016, og avhandlingen ble levert høsten 2016. Stipendiaten disputerte 1.mars 2017. Prosjektleder søkte ikke om forlengelse av prosjektperioden ved opprinnelig prosjektslutt, og det er ikke søkt REK om endring av dato for prosjektslutt i ettertid. Prosjektet har derfor manglet hjemmel for behandling av prosjektdataene (behandlingsgrunnlag) i perioden 31.12.2010 – dags dato. Ettersom det opprinnelige prosjektet mangler behandlingsgrunnlag oppfattet REK at søknaden om prosjektendring i praksis innebærer to elementer:

1. Søknad om ny sluttdato for det opprinnelige prosjektet «Latter, tårer og bleier» (1.2007.2176). Denne søknaden behandlet komiteen som en søknad om ettergodkjenning av ny sluttdato, der ny sluttdato er satt til 01.10.2023.

2. Søknad om å foreta nye analyser av innsamlete data.

Prosjekter og vesentlige prosjektendringer skal forhåndsgodkjennes av REK, jf. helseforskningsloven (hfl.) §§ 9 og 11. Den nasjonale forskningsetiske komité for medisin og helsefag (NEM) har i brev datert datert 3.4.2013 begrunnet at REK i særlige tilfeller likevel kan ettergodkjenne prosjekter og prosjektendringer. REK må da realitetsvurdere begrunnelsen for hvorfor søknaden kommer for sent.

REK vurderte først søknad om ettergodkjenning av ny sluttdato for det opprinnelige prosjektet.
REK la til grunn at prosjektleder handlet i "god tro" da søknad om prosjektendring ikke ble sendt REK før opprinnelig prosjektslutt 31.12.2010, men mente at aktiviteten i prosjektet fra 2010-2017 var uforsvarlig:

«- Prosjektet hadde behandlingsgrunnlag frem til 31.12.2010. Etter denne datoen hadde man ikke hjemmel til å inkludere flere deltakere, eller analysere datamaterialet. Komiteen er informert om at rekruttering til prosjektet likevel pågikk ut 2013, og at analyse av dataene pågikk frem til sommeren 2016.

- Prosjektet hadde hjemmel til å lagre identifiserbare data frem til 31.12.2015. Etter denne datoen skulle helsedata slettes eller anonymiseres, og lyd og videopptak skulle slettes. Komiteen er kjent med at dette til dags dato ikke er gjort.

- Ifølge opprinnelig informasjonsskriv ble forskningsdeltakerne informert om at dataene skulle slettes «etter fem år». Ettersom prosjektet hadde tillatelse fra datatilsynet til å oppbevare data frem til 31.12.2015 antar komiteen at det er denne datoen det vises til i informasjonsskrivet til deltakerne, ettersom dato ikke er oppgitt. Det faktum at dataene ikke ble anonymisert/slettet mener komiteen er særlig alvorlig i denne saken, da det innebærer et alvorlig kontraktsbrudd med deltakerne hva gjelder oppbevaring av deres helsedata. Opplysningenes sensitive karakter virker skjerpende i så måte. Å overlate denne type svært sensitive opplysninger til forskeren forutsetter en høy grad av tillit til at dataene blir behandlet slik deltakeren har samtykket til. Når denne kontrakten blir brutt innebærer det på samme tid et tillitsbrudd, som i verste fall kan undergrave deltakernes tillit til forskning som sådan.

- Datainnsamlingen som pågikk etter 31.12.2010 hadde man ikke hjemmelsgrunnlag for. Det er kritikkverdig også rent etisk. Forskningsdeltakerne som ble inkludert i prosjektet etter 31.12.2010 signerte samtykkeskrivet i den tro at prosjektet hadde nødvendig REK-godkjenning, og signerte således på feil grunnlag.»

REK konkluderte med:

«Etter en samlet vurdering finner komiteen ikke å kunne ettergodkjenne søknad om endring av dato for prosjektslutt, jf. helseforskningsloven §5. Prosjektet har følgelig ikke behandlingsgrunnlag, og nye analyser av data innsamlet i prosjektet kan ikke foretas.

Helsedataene må anonymiseres og lyd og videomateriale må slettes, i henhold til vedtak fra Personvernombudet for forskning datert 25.02.2008.

- Søknad om å foreta nye analyser av innsamlete data er ikke realitetsvurdert da søker har fått pålegg om å slette dataene.»

Klage

Prosjektleder påklaget vedtaket og saken ble tatt til ny behandling av REK midt i komitemøte 10.01.2018. Klager opplyste at man har en anonymisert SPSS-fil der tidligere sensitive data foreligger kun som koder. Datafilen inneholder kun kvantitative data/tallverdier fra scoring av intervju og videomateriell. Klager søkte om å få bruke denne i nye analyser.

Klager anførte videre at «alle sensitive data (video-opptak og lydopptak) som ble innsamlet i studien nå [er] slettet. Det samme er koblingsnøkkel mellom navn og id nummer».
REK vurderte at det ikke fremkom nye opplysninger i saken som gir grunn til å endre opprinnelig vedtak.
Klagen ble ikke tatt til følge og oversendt Den nasjonale forskningsetiske komité for medisin og helsefag (NEM) for endelig vurdering.

NEMs vurdering

Komiteen vurderte Grete Dybs habilitet i saken og besluttet at Dyb var inhabil. Dyb fratrådte deretter møtet og har ikke deltatt i saksbehandlingen.

Helseforskningsloven fastsetter at prosjekter skal forhåndsgodkjennes. NEM har likevel åpnet for å ettergodkjenne i visse, særlige tilfeller. Terskelen for ettergodkjenning er imidlertid høy, og vurderes i tråd med retningslinjer gitt i brev fra NEM til REK, Statens helsetilsyn og Datatilsynet, datert 3.4.2013.
Data skulle slettes (videointervju) og anonymiseres innen 2015. Det er først når klagen sendes inn at søker opplyser om at dette er blitt gjort. Det er sannsynlig at dersom det hadde blitt søkt om ny sluttdato i tide, hadde prosjektperioden blitt forlenget. Menneskelig svikt (endring av arbeidsoppgaver og flytting til Oslo for prosjektleder) førte trolig til at dette ble glemt.

NEM viser til REKs grundige begrunnelse for avslag og stiller seg bak denne. NEM er enig i at det er alvorlig at avtalen med deltakerne i studien er brutt. Dette skjerpes også av opplysningenes sensitive karakter. Forsvarlig organisering av et prosjekt innebærer store krav til aktsomhet fra prosjektleder og forskningsansvarlig institusjon. NEM er enig i REKs vurdering av at deler av prosjektet ikke har vært forsvarlig organisert, jf. helseforskningloven § 5. Å påse at nødvendige tillatelser foreligger, og å gjennomføre internkontroll som påser at prosjektet gjennomføres i henhold til tillatelsene, er sentrale deler av kravet til forsvarlig organisering. Prosjektleder og forskningsansvarlig institusjon har ikke opptrådt tilstrekkelig aktsomt.

NEM tar ikke klagen til følge, men viser til at søker nå opplyser om at alle gjenstående data er helt anonymisert i henhold til vedtak fra Personvernombudet for forskning datert 25.02.2008. Under forutsetning av at dette er korrekt, og at dataene er reelt anonyme, vil helseforskningsloven ikke lenger være bestemmende for hvordan disse kan benyttes.

Vedtak

Klagen tas ikke til følge. NEMs vedtak er endelig og kan ikke påklages videre, jf. forskningsetikkloven § 10.

Orienteringssaker

OS1 Forskningsetiske komiteer - klinisk utprøving av legemiddel – forslag til sammensetning
Høring fra Kunnskapsdepartementet om nye legemiddelkomiteer. NEM påpeker viktigheten av at det alltid er en lekrepresentant i komitemøtene. Sekretariatet lager utkast til høringssvar. Komiteen får frist til 6.4, med å gi eventuelle ytterligere innspill.

Eventuelt

1. Schartum tok opp GDPR, se BS 1 om budsjett.

2. NEM vedtar følgende møtedatoer frem til sommeren:
NEM-møte 19.4
NEM-møte 24.5
NEM-møte 21.6